Zeiterfassung auf dem iPhone: Die besten Apps für Freelancer und Teams

Wer als Freelancer oder im Team arbeitet, kennt das Problem: Am Ende des Tages weißt du nicht mehr, wofür du eigentlich wie lange gearbeitet hast. Zeiterfassung klingt nach Bürokratie – ist aber der schnellste Weg, um ehrlich zu sehen, wo deine Stunden hingehen. Und auf dem iPhone gibt es dafür richtig gute Apps.

Ich habe die fünf besten Zeiterfassungs-Apps getestet und verglichen: Toggl Track, Clockify, Harvest, Timery und Hours. Für Freelancer, Selbstständige und kleine Teams.

Wann reicht eigentlich die Stoppuhr-App?

Bevor wir in die Apps einsteigen: Nicht jeder braucht eine dedizierte Zeiterfassungs-App. Die vorinstallierte Stoppuhr auf dem iPhone reicht, wenn du nur grob wissen willst, wie lange du an einer Sache sitzt.

Sobald du aber mehrere Projekte trackst, Kunden Rechnungen schreibst oder im Team arbeitest, brauchst du mehr: Projektzuordnung, Berichte, Exporte. Genau dafür sind die folgenden Apps gemacht.

Kurz zur Rechtslage: Zeiterfassung ist in Deutschland Pflicht

Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 (im Anschluss an das EuGH-Urteil von Mai 2019) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inklusive Pausen und Überstunden müssen dokumentiert werden. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz aktuell noch nicht vor. Papier oder Stundenzettel sind also weiter erlaubt.

Der aktuelle Gesetzentwurf des Arbeitsministeriums zielt auf elektronische Erfassung als Standard, mit Übergangsfristen und Erleichterungen für Kleinstbetriebe unter zehn Beschäftigten. Für dich heißt das: Wenn du Mitarbeiter hast, brauchst du ohnehin ein System. Eine ordentliche iPhone-App wie Clockify oder Toggl Track erfüllt die Anforderungen problemlos und macht die Auswertung deutlich angenehmer als ein Excel-Blatt.

Für reine Freelancer-Tätigkeit ohne Angestellte gilt die Pflicht nicht. Trotzdem lohnt sich Zeiterfassung. Zur korrekten Abrechnung gegenüber Kunden, für die Steuer und schlicht zur Selbstkontrolle.

Toggl Track – der Allrounder

Toggl Track ist die bekannteste Zeiterfassungs-App und das aus gutem Grund. Die App ist schnell, übersichtlich und funktioniert auf allen Plattformen. Timer starten, Projekt zuweisen, fertig.

Für wen: Freelancer und kleine Teams, die eine unkomplizierte Zeiterfassung mit soliden Berichten suchen.

Was Toggl Track gut macht

• Ein-Tap-Timer: App öffnen, Timer starten. Projekt und Beschreibung kannst du auch nachträglich zuweisen.
• Berichte: Tages-, Wochen- und Monatsübersichten mit Aufschlüsselung nach Projekt und Kunde.
• Plattformübergreifend: iPhone, Mac, Web, Browser-Extension – alles synchronisiert in Echtzeit.
• Kostenloser Plan: Bis zu 5 Nutzer kostenlos, mit allen wichtigen Features.

Was fehlt

Toggl Track kann keine Rechnungen erstellen. Für die Abrechnung brauchst du ein zusätzliches Tool oder den Export als CSV.

Clockify – kostenlos und ohne Limits

Clockify ist der Geheimtipp für alle, die ein komplett kostenloses Tool suchen. Anders als bei Toggl gibt es keine Begrenzung bei der Teamgröße – unbegrenzte Nutzer, Projekte und Zeiteinträge ohne zu zahlen.

Für wen: Teams jeder Größe, die eine kostenlose Zeiterfassung ohne Nutzerlimits brauchen.

Was Clockify gut macht

• Wirklich kostenlos: Unbegrenzte Nutzer und Projekte im Free-Plan. Das gibt es sonst nirgends.
• Projekt- und Aufgabenzuordnung: Zeiteinträge lassen sich Projekten, Aufgaben und Kunden zuweisen.
• Reporting: Detaillierte Berichte mit Filtern nach Team, Projekt und Zeitraum.
• Kiosk-Modus: Für Teams, die eine gemeinsame Stechuhr brauchen.

Was fehlt

Die iPhone-App fühlt sich etwas weniger poliert an als Toggl Track. Die Oberfläche ist funktional, aber nicht so aufgeräumt. Und wer erweiterte Features wie Genehmigungen oder GPS-Tracking will, braucht einen Bezahlplan.

Harvest – Zeiterfassung mit Rechnungsstellung

Harvest ist die App für alle, die nicht nur Zeit tracken, sondern direkt Rechnungen daraus erstellen wollen. Besonders beliebt bei Freelancern und Agenturen, die nach Stunden abrechnen.

Für wen: Freelancer und Agenturen, die direkt aus erfassten Stunden Rechnungen generieren wollen.

Was Harvest gut macht

• Integrierte Rechnungsstellung: Aus Zeiteinträgen mit einem Klick professionelle Rechnungen erstellen und versenden.
• Ausgabenverfolgung: Belege fotografieren und Projekten zuordnen.
• Budgetwarnungen: Harvest warnt dich, wenn ein Projekt das Budget überschreitet.
• Integrationen: Verbindung mit Asana, Trello, Slack und anderen Tools.

Was fehlt

Harvest ist nach der Testphase kostenpflichtig und für Einzelnutzer mit 10,80 Dollar pro Monat nicht gerade günstig. Der kostenlose Plan ist auf 1 Nutzer und 2 Projekte beschränkt.

Timery – die beste App für Shortcuts-Fans

Timery ist keine eigenständige Zeiterfassung, sondern ein Premium-Frontend für Toggl Track. Die App macht Toggl auf dem iPhone und der Apple Watch deutlich besser – vor allem durch die tiefe Integration mit iOS-Kurzbefehlen.

Für wen: Toggl-Nutzer, die Zeiterfassung über Widgets, Shortcuts und Apple Watch automatisieren wollen.

Was Timery gut macht

• Gespeicherte Timer: Häufige Tätigkeiten als Favoriten anlegen und mit einem Tap starten.
• Shortcuts-Integration: Zeiterfassung komplett automatisieren. Beispiel: “Wenn ich die Schreib-App öffne, starte automatisch den Timer für Projekt X.” Mehr zu Kurzbefehlen in unserem Ratgeber zu iPhone Kurzbefehlen.
• Widgets und Live Activities: Timer direkt auf dem Homescreen oder der Dynamic Island sehen.
• Apple Watch: Timer starten und stoppen vom Handgelenk.

Was fehlt

Timery braucht ein Toggl-Track-Konto – ohne Toggl funktioniert die App nicht. Und nach der Testphase kostet das Abo rund 3 Euro pro Monat (oder 15 Euro pro Jahr). Die Investition lohnt sich aber, wenn du Toggl täglich nutzt.

Hours – visuell und intuitiv

Hours setzt auf eine visuelle Zeitleiste statt auf klassische Listen. Du siehst deinen Tag als farbige Blöcke und erkennst sofort, wo deine Zeit geblieben ist. Die App wurde mit einem Apple Design Award ausgezeichnet.

Für wen: Einzelpersonen und Freelancer, die eine visuell ansprechende Zeiterfassung ohne Lernkurve suchen.

Was Hours gut macht

• Visuelle Zeitleiste: Dein Tag als farbige Balken – intuitiver geht es kaum.
• Einfache Bedienung: Kein Onboarding nötig. App öffnen, Timer starten, fertig.
• Siri-Integration: Timer per Sprachbefehl starten und stoppen.
• Rückwirkend eintragen: Vergessene Zeiten nachträglich in die Zeitleiste einfügen.

Was fehlt

Hours ist primär für Einzelnutzer gemacht. Team-Features gibt es nur im teuren Pro-Plan. Und die Berichte sind weniger detailliert als bei Toggl oder Clockify.

Vergleichstabelle

	Toggl Track	Clockify	Harvest	Timery	Hours
Kostenlos nutzbar	Bis 5 Nutzer	Unbegrenzt	1 Nutzer, 2 Projekte	Testphase	Testphase
Rechnungen erstellen	Nein	Nein	Ja	Nein	Nein
Team-Features	Ja	Ja	Ja	Nein	Eingeschränkt
Apple Watch	Ja	Nein	Nein	Ja	Ja
Shortcuts/Widgets	Eingeschränkt	Nein	Nein	Sehr gut	Nein
Offline-Modus	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Berichte/Export	Gut	Sehr gut	Sehr gut	Via Toggl	Basis
Am besten für	Allrounder	Große Teams	Abrechnung	Automatisierung	Einzelnutzer

Welche App für welchen Use Case?

Freelancer und Selbstständige

Wenn du als Freelancer Stunden für verschiedene Kunden trackst, hast du zwei gute Optionen:

• Harvest, wenn du direkt Rechnungen aus deinen Stunden erstellen willst.
• Toggl Track, wenn du ein flexibles Tool suchst und die Rechnungsstellung separat machst.

Wer den Toggl-Workflow auf dem iPhone perfektionieren will, kombiniert Toggl Track mit Timery – die Shortcuts-Automatisierung spart auf Dauer echte Zeit.

Teamleiter und kleine Teams

Für Teams zählen zwei Dinge: einfaches Onboarding und gute Berichte.

• Clockify ist die beste Wahl für kostenbewusste Teams. Unbegrenzte Nutzer ohne zu zahlen – das gibt es sonst nicht.
• Toggl Track bietet das bessere Gesamtpaket, kostet aber ab 6 Nutzern.

Zeiterfassung für dich selbst

Wenn du nur für dich selbst tracken willst – ob für besseres Zeitmanagement oder um zu sehen, wo dein Tag hingeht:

• Hours mit der visuellen Zeitleiste macht das am anschaulichsten.
• Oder kombiniere Zeiterfassung mit der Pomodoro-Technik für fokussiertes Arbeiten in Intervallen.